Alle kender til at holde møder. I enhver virksomhed bliver der hver uge holdt mange møder. Det hænder desværre at mange bruger tid på alt for lange møder, der ikke nødvendigvis fører til gode resultater. I denne artikel har vi derfor lavet en miniguide til, hvordan du holder gode og ikke mindst effektive møder.

Læg en plan for mødet

For at holde et godt og effektivt møde, er det afgørende, at der på forhånd er lagt en plan for mødet. Hvad er det egentlig I skal snakke om, og hvilke punkter kommer først?

Det er en god idé at lægge en agenda for mødet og sende ud til alle deltagere, så alle er klar over, hvad mødet skal handle om.

Når du sender en agenda ud, har alle parter samtidig mulighed for at forberede sig til mødet, som sikrer at mødet kan blive holdt effektivt.

Overvej om det kunne være foregået over telefon

Et fysisk møde tager meget længere tid end et møde over fx telefon. Hver gang du skal holde møde, er det derfor en god idé at overveje, om det kunne være klaret over telefonen.

Et møde over telefonen eller et par e-mails frem og tilbage sparer begge parter for meget tid, så hvis det er muligt i dit tilfælde kan det være en god måde at spare tid på, så du ikke bruger tid på unødvendige møder, der kunne være klaret hurtigere.

Kom til tiden – gerne fem minutter før

Hvis du skal til møde ude, er det vigtigt at komme til tiden. At komme lidt over mødetid er uhøfligt og kan hurtigt give en dårlig start på mødet.

Kom derfor gerne 5 minutter før eller lige til tiden, det langt bedre end to minutter over.

Find kaffe og chokolade frem til mødet

Hvis du holder mødet og tager imod gæster på dit kontor, er det en god idé at sætte kaffe og chokolade frem til nye gæster. Det gør at de nye gæster føler sig velkomne, og det er derfor en god måde at starte på.

Du kan samtidig gøre lidt ekstra ud af indretningen ved fx at sætte et par blomster på bordet og pynte med en flot dug fx fra Georg Jensen Damask, som kan være med til at skabe et godt indtryk og danne grundlag for et godt møde.

Send en opsummerende mail efter mødet

Når mødet er færdigt gør du både dig, og dem du har holdt møde med, en tjeneste ved at sende en opsummerende mail. På den måde tænker du selv lidt over, hvad mødet har handler om, samtidig med at dem du har holdt møde med, får en opsummerende mail med din tanker om, hvad der skal ske nu.